Việc đổi phòng trong quá trình lưu trú tại khách sạn là điều mà cả khách thuê phòng lẫn quản lý khách sạn đều không mong muốn. Tuy nhiên, đôi khi có những lý do khách quan mà khách hàng cảm thấy cần thiết phải đổi phòng để có trải nghiệm lưu trú tốt nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các lý do phổ biến khiến khách muốn đổi phòng và cách khách sạn có thể xử lý một cách thông minh và linh hoạt.

Các lý do khiến khách muốn đổi phòng

Vấn đề về vệ sinh phòng

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến khách muốn đổi phòng là vấn đề về vệ sinh phòng ốc. Nếu phòng không được dọn dẹp kỹ càng hoặc có mùi khó chịu, khách hàng có thể cảm thấy không thoải mái và muốn đổi sang một phòng khác sạch sẽ hơn.

Nếu phòng nhận được không gọn gàng, sạch sẽ, khách sẽ muốn đổi phòng

Vấn đề kỹ thuật và thiết bị

Nếu có các vấn đề kỹ thuật như điện không hoạt động, máy lạnh không làm việc, hoặc vòi sen không hoạt động đúng cách... khách hàng có thể muốn đổi phòng để có trải nghiệm lưu trú tốt hơn.

Vị trí và view phòng

Một số khách hàng có thể muốn đổi phòng để có vị trí tốt hơn trong khách sạn hoặc để thưởng thức view đẹp hơn từ cửa sổ phòng. Ví dụ khách muốn view phòng hướng biển, hướng đường đi, phong cảnh thiên nhiên...

Diện tích phòng quá lớn/ quá nhỏ

Phòng nhỏ không thoải mái, khách sẽ không ưng ý

Một lý do khác cũng có thể khiến khách muốn đổi phòng đó là căn phòng đó có diện tích quá nhỏ/ quá lớn, giường nằm không đủ rộng với số lượng người cần lưu trú....

Yêu cầu đặc biệt không được đáp ứng

Nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt như giường đôi thay vì giường đơn, phòng giường đôi nhưng có thể kê thêm giường phụ khách sạn, không hút thuốc nhưng được xếp vào phòng hút thuốc, thì họ có thể muốn đổi phòng để thỏa mãn những yêu cầu này.

Quy trình đổi phòng cho khách lưu trú

Lắng nghe và hiểu rõ vấn đề của khách: Lễ tân cần lắng nghe khách hàng và hiểu rõ vấn đề của họ trước khi tiến hành xử lý đổi phòng.

Trao đổi để biết rõ lý do khách muốn đổi phòng

Kiểm tra tình trạng phòng: Trước khi đề xuất phòng mới, lễ tân cần kiểm tra tình trạng và tiện nghi của phòng đó để đảm bảo rằng nó đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Đề xuất phòng mới: Dựa trên thông tin từ khách hàng và kiểm tra của mình, lễ tân có thể đề xuất một phòng mới phù hợp và đáp ứng được mong muốn của khách hàng.

Xử lý đổi phòng một cách nhanh chóng và linh hoạt: Sau khi khách hàng đã chọn được phòng mới, lễ tân cần xử lý quy trình đổi phòng một cách nhanh chóng và linh hoạt để đảm bảo rằng khách hàng sẽ không gặp thêm bất kỳ bất tiện nào.

Cố gắng xử lý đổi phòng cho khách nhanh chóng

Share kinh nghiệm xử trí khi thực hiện chuyển phòng cho khách

Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, thân thiện: Trong quá trình xử lý đổi phòng, lễ tân cần giữ lại sự lịch thiệp và chuyên nghiệp để đảm bảo rằng khách hàng cảm thấy được đối xử một cách tôn trọng và thoải mái.

Giải thích và xin lỗi (nếu cần thiết): Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, lễ tân cần giải thích cho khách hàng hiểu và xin lỗi cho bất kỳ bất tiện nào mà họ gặp phải.

Cung cấp một khuyến mãi nhỏ cho khách hàng (nếu có thể): Đôi khi, việc cung cấp một quà tặng nhỏ như phiếu giảm giá hoặc dịch vụ miễn phí có thể giúp khách hàng cảm thấy hài lòng hơn với lỗi đến từ khách sạn trong quá trình đổi phòng.

Việc sắp xếp phòng lưu trú hay đổi phòng cần tiến hành nhanh chóng cho khách

Việc đổi phòng là một phần không thể tránh khỏi trong ngành khách sạn, và quan trọng nhất là cách mà khách sạn xử lý và giải quyết các vấn đề này. Bằng cách lắng nghe và hiểu vấn đề của khách hàng, hãy xử lý quy trình này sao cho linh hoạt và tốt nhất.

Paloca là một thương hiệu chuyên cung cấp các thiết bị tiền sảnh, thiết bị buồng phòng cho các khách sạn, các đơn vị lưu trú nghỉ dưỡng. Bạn cần mua các loại thiết bị khách sạn khác, hãy liên hệ ngay với Paloca nhé!

Paloca gợi ý các thiết bị khách sạn hữu ích bạn nên trang bị:

- Các loại xe đẩy phục vụ: Xe đẩy làm buồng, xe đẩy hành lý, xe chở đồ giặt là...

- Các loại thiết bị tiền sảnh: Giá để ô dù, máy đánh giày, thùng rác tiền sảnh...

- Thiết bị buồng phòng khách sạn: Kệ để hành lý, giường phụ khách sạn, cây treo quần áo...